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● やさしく学ぶマネジメント 〜 利益向上のヒント満載 〜

 ( ^o^)y 是正処置はいつクローズすればいいの?


───────────────────── 2008年06月30日 [第075号] ─

 [本日の読者様] 454名(mag2:389/melma:38/melten:37)
 [ホームページ] http://future-maps.com

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 [目次]

 ・是正処置はいつクローズすればいいの?
 ・契約受諾前に能力確認をすることの大切さ

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 [今週のコーナー]

 ・今日の現場 〜現場のちょっと泥臭いお話〜
 ・与太郎さんのおすすめ書籍・メルマガ

 [お休みのコーナー]

 ・読者の皆様 〜ちょっと素敵なお便り〜
 ・今日のちょいネタ 〜身近で見つけたちょっと気になるマネジメント〜
 ・八っつあん熊さんにも分かる 基本のき 〜ISOのお噺(はなし)〜
 ・知ったかぶりネタ教えます 〜ご隠居さんのちょいといい話〜


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■ イントロだぁ〜くしょん!
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チキチャンリンチャンリン。ドドン!

え〜。毎度お運び頂きましてありがとうございます。

仕事の質改善コンサルタントの大日向礼子です。

「食の安全」という言葉が悪いニュースにより,すっかり定着しています。
半月ほど前にも,中国産のうなぎを国産と偽ったり,またまた,牛肉偽造が
発覚したり,まったく,日本の経営者はどうなっているのでしょう…。

中国うなぎのニュースで,ふと頭によぎった言葉は「チャイナフリー」です。

私の知り合いにも,中国のものは食べない。と言い切っている人もいますが,
日本の食卓からチャイナフリーは現実として厳しいと思っています。

中国産は値段が安いわけですから,安心の裏づけが出来たものは流通させて
良いと思うのですが,中国産を国産と偽り高い値段を取ろうという歪んだ
経営者が存在することは許さざることです。

もちろん,使用禁止物質を使っている物は論外ですが。

さまざまなニュースに触れるたび,一昔前の経営者と比較すると,現代の
経営者は,顧客視点や経営トップに立った時の熱き思いを忘れている方が
多いと思わざるを得ない事件ばかりです。

やはり,お客様のために行動している経営者の会社は,会社のDNAとして
社員に引き継がれ,素晴らしい行動をしています。
経営トップに立った時は,おそらく誰しも熱い信念で,世のため・人のため・
自分の夢のために行動しているはずです。それを愚直に守っている会社は,
決して金儲けに走っていないにもかかわらず発展しているのです。

先日,資生堂の相談役の池田守男氏のご講演を拝聴する機会に恵まれました。
池田氏のご講演は2度目ですが,何度聴いても心に響く素晴らしい方です。

ご講演の中で「おてんとうさまが見ている。」というフレーズがありました。
私も,小さい頃,悪いことをすると母に言われた記憶があります。

不正を働く経営者は,「おてんとうさまが見ている。」という心を無くして
しまったのだと思います。
もう一度,経営の原点に立って欲しいと願います。


それでは,今回も元気にいってみましょ〜!


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■ 今日の現場 〜現場のちょっと泥臭いお話〜
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●是正処置はいつクローズすればいいの?


過日,某所を外部監査しました。
その際に指摘した是正処置について,被職場より疑問点を頂きました。
読者の皆様にも役立つと思いますので,内容を一般化して展開します。


----- ここから -----

xx月に発生した重大クレームの品質情報管理票が,クローズされていない
理由を質問された時の回答として,「顧客装置へのファームアップが全て
終わっていないため。」と答えたところ,
「対策の効果を確認したらクローズすべき。」とのご意見を頂きました。

しかしながら,
ISO要求事項の8.5.2 是正処置における文書化手順の確立として,
  e) とった処置の結果の記録
となっておりました。

これを考えると,顧客装置へのファームアップが完全に終わらないと
クローズできないと思うのですが…。


----- 回答 -----

8.5.2 是正処置の e)は,どの範囲とはしていませんので,どのように
実施するかは,自分達で決める必要があります。

監査において,「対策の効果を確認したらクローズ」と言ったのは,

8.5.2 是正処置「f) 是正処置において実施した活動のレビュー」
の要求において,
是正処置の一連の活動の効果が確認出来れば,一旦,是正処置のループは
クローズして,後は,作業として,同じ事を繰り返せば良いと言うことです。

○○装置で,一部部品のチャンス交換や,保守に合わせてv-up等と言ったら,
対策の足が長くなり,1年,2年とかかり,その間,ずっと,是正処置を
クローズしないということの方が,管理が煩雑になります。

そのような案件を,いくつも抱えていると尚更です。

そのような足の長い処置を必要とするものは,例えば,
「最初の20件で,対策の効果を確認出来たので,本件は,クローズする。
 残りのxx件は,同様の処置で,xx年xx月までに完了予定
 (完了報告は,業務報告に引き継ぐ)。」など,
クローズする理由と,今後の行動予定を明確にしておけば問題ありません。

もちろん,
途中で違う対策をしてしまってはこのやり方は成り立ちませんが。

是正処置のクローズは,あなたの考えるように,ファーム織込み後まで
待っても良いし,コメントしたように,クローズしても良いのです。

ようは,どのやり方であれ,管理状態にあれば大丈夫です。
あなたの会社の管理のしやすいようにすれば良いです。

----- 回答ここまで -----


是正処置は,ISO 9001では,後ろの項目番号で要求されており,あまり活動に
力が入らない要求事項だと思います。

更に要求内容が面倒くさそうですし…。

しかし,是正処置は,きちんと使えば,真の原因を特定してその原因を除去
する活動ですので,マネジメントの継続的改善にうってつけな道具なのです。

上記の例は,とても真面目に取り組んでいる例で,好感が持てます。
しかし,要求事項を杓子定規に考えると,ドツボにはまる可能性もあります。

要は,要求の意図を正しくつかんで,自分の会社にとって有益な活動になる
ように具体的行動に落とし込んで行けばいいのです。

ISO 9001の要求事項をうまく使って,経営に役立つマネジメントの仕組みを
まわしてもらいたいと思います。


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■ 今日の現場 〜現場のちょっと泥臭いお話〜
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●契約受諾前に能力確認をすることの大切さ


契約内容の確認が曖昧なため,資源の無駄使いをしているプロジェクトが
ありました。

私は,直接の関与はないため,側で見ている外野的立場だったのですが,
つくづくISO 9001に沿っていれば防げた問題だと感じました。
このプロジェクトの失敗は,言わばビジネスオーナーによる人災なのです。

このプロジェクトでは,海外のソフトを自社の製品に組み込んで,お客様の
スペックに沿った製品を納めるというものでした。

契約の確認では,自社を中心に,お客様との契約,サプライヤーとの契約が
ありますが,サプライヤーが提示するソフトのスペックをビジネスオーナーは,
詳細の実現性まで確認せず,自分の都合で解釈し,その解釈のまま,お客様
の要望通り提供できる回答をしてしまった,これが失敗の始まりでした。

結局は,お客様先で品質トラブルが続発し,プロジェクト以外の人も動員し,
深夜作業,休日出勤当たり前の,マイナスのスパイラルに突入です。
当然,お客様の不満も買い,会社の信用問題になってしまいます。

品質保証の立場で見ると,後ろ向き活動は何の益も生みませんので,避けて
通りたい活動です。そこに資源をかけても,会社の利益になりません。

しかし,起こってしまった事故は収束させねばなりません。
年中こんなことばかりに追われている会社は前を向いて発展していけません。

何も難しいマネジメントをしろといっているのではなく,
ISO 9001でも,契約受諾前に能力を確認することが定められています。
 「7.2.2 製品に関連する要求事項のレビュー」
要求事項で定められていることを素直に実行すれば良いのです。

ISO 9001は面倒だからと頭から否定するのではなく,仕事をロジカルに進める
ための道具として使えますので,うまく仕事に活用して欲しいと思います。


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■ 編集後記
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私は今年度,下の息子の小学校の広報部(PTA)をやっています。

2008年度の第1回広報誌を作成するために,運動会やら,校外学習,父親給食
試食会など,いろいろな行事の写真を撮影しました。

そして,何度かの校正を終えて,なんとか最終原稿を印刷屋さんに出す段階
になって,原稿チェックをした先生の一部から,2年2組の写真が少ないとか,
6年の白組(運動会)の写真が少ないとか,駄目出しを喰らいました。

広報部といえども,PCで文書と写真データを編集できる方があまりいない
ので,結局私が,原稿とりまとめになっており,駄目出しを食らった日の
次の日が最終原稿出しであったため,
そこから原稿を直し始め,写真のデータを入れ替え,レイアウトを直し,
印刷屋さんに出稿したのが,明け方4時半になってしまいました。

(= =; 何とか納期…。う〜。
仕事ではこんなに頑張らないかも…。

モンスターペアレントではないですが,モンスターティーチャーですね。
自分のクラスの写真が少ないと,今はクレームになるんですね…。
学年ごとの写真のバランスは確認したのですが,クラスまで言われると,
はっきり言ってしんどいです…。(びっくり!)

昔は,学級数が多かったので,そんなことはなかったのでしょうが,
今,息子の通う小学校は,各学年2クラスで,3年は1クラスという小規模校
なので,そのような現象になるのでしょう…。

分からないでもないですが。(−−#

仕事以外でも,顧客視点が重要だなぁ〜と考えさせられました。

PTA新聞は,1年から6年までバランス良く記事や写真が載っていることは大事
ですが,2クラスしかない学年は,学年内のバランスも必要なんです。
(^^; この作業はかなり難易度高いです。紙面は限られていますので。

でも,先生も,自分のクラスと生徒は可愛いいのでしょうね〜。
PTAは大変だ…。


おあとがよろしいようで。。。


デデン!


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