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● やさしく学ぶマネジメント 〜 利益向上のヒント満載 〜

 ( ^o^)y なにげなく使っている外来語「システム」って?


───────────────────── 2004年10年27日 [第022号] ─

 [本日の読者様] 492名(mag2:421/melten:42/melma:29)
 [ホームページ] http://future-maps.com

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[今週のコーナー]

 ・読者の皆様 〜ちょっと素敵なお便り〜
 ・与太郎さんのおすすめ書籍
 ・八っつあん熊さんにも分かる 基本のき 〜ISOのお噺(はなし)〜

[お休みのコーナー]

 ・今週の現場 〜現場のちょっと泥臭いお話〜
 ・今週のちょいネタ 〜身近で見つけたちょっと気になるマネジメント〜
 ・知ったかぶりネタ教えます 〜ご隠居さんのちょいといい話〜

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[目次]

 ・なにげなく使っている外来語「システム」って?
 ・「生き方」人間として一番大切なこと
 ・人は組織の根本的要素です「人々の参画」(原則3)


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■イントロだぁ〜くしょん!
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チキチャンリンチャンリン。ドドン!

え〜。毎度,お運びくださいましてありがとうございます。


突然ではございますが,このメルマガの創刊号は,2003年10月16日でした。
気がつけば,創刊から早一年が経ち,自分でもびっくりしています。

月に1〜2回発行の細々としたメルマガですが,続けられたのも,読者様の支え
のおかげです。読者様には,本当に感謝の気持ちで一杯です。

きっと私のことだから,読者様も増えなくて,反応もない状態だったら,挫け
てやめていたと思います。皆様のおかげで,何とかかここまでこれました。

これからも皆様のお役に立てるように頑張りたいと思いますので,取り上げて
欲しい内容などございましたら,どうぞ,忌憚ないご意見・ご感想をお待ちし
ております。

では,今回も張り切っていってみましょう!


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■読者の皆様 〜ちょっと素敵なお便り〜
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●なにげなく使っている外来語「システム」って?


CSRを推進している滝山さんからメールを戴きました。

同じように,何気ない疑問をお持ちの読者もいらっしゃると思います。
返信内容にプラスアルファして,記名で掲載することを,滝山さんに快諾戴き
ましたので,メルマガ読者に展開します。


----- ここから -----

小生,この4月より本格的に稼動を始めたCSR推進チームに配属された者です。

CSRには現行のISO14001,OHSAS18001,AS8000の規格をベースした活動が有効
かと思っております。

そのためまずはメルマガでわかりやすい「ISOとはなんぞや」というものを,
捜しているときに貴メルマガに出会いました。

「システム」という言葉は外来語です。日本語で,普段私たちが使っている
言葉で言うと,どういう風に言うのか,それを理解したいと思っています。

なにげなく使っている日本語になった外来語ですが実のところどういう意味
かつかめていません。

今後ともすばらしいメルマガを期待しております。

----- ここまで -----


滝山さんありがとうございます。滝山さんのおかげで,皆様に,「システム」
って何かを,メルマガで取り上げるきっかけが出来ました。感謝です!


さて,「システム」とは何だろうというお話ですが,JIS Q 9000:2000では,
「相互に関連する又は相互に作用する要素の集まり」と定義されています。

ますます混乱してしまいましたか?

「要素」とは,活動を細分化した最小単位と思ってください。


「要素」には,一概には言えませんが,以下のようなものがあります。
(あくまで一例です)

  ・活動,プロセス
  ・経営資源(人,物,金)
   (一般的に,人;従業員,組織体制など,物;設備,ITなど)
  ・時間
  ・知的財産,管理技術(ナレッジ)
  ・顧客
  ・ベンダー
  ・スキル,力量(コンピテンシー)
  ・教育
  ・地域性(日本と海外顧客,海外ベンダーの習慣や意識など)
  ・言語(日本語,英語,中国語など)など


要素とは,化学で言うと,物質を分解して,元素(*)という,最小の単位に
したものと考えると,分かりやすいでしょうか。
(* 物質を化学的に分けていって最後に得られる要素。元素同士がくっついて,
 いろんな物質が構成されていますよね。)

上記以外にも,ご自身で,自社に必要な要素を考えてみてください。
会社の特徴に応じていろいろ出てくると思います。


また,岩波国語辞典で,「システム」とは,
「多くの物事や一連の働きを秩序立てた全体的なまとまり。体系。もっと狭く
は,組織や制度。」と意味づけられています。

端的に言うと,システムとは,“要素を順番に意味のあるように並べた固まり”
という感じでしょうか?

先に挙げた要素が,お互いに関連して,作用しながら仕事が進められます。

これら「要素」をフローなどに書けば,それは,プロセスフローチャート,
手順フローチャート,工程図,などと呼ばれるものになります。
(なんだか,パズルみたいですね。)
いろいろなプロセスの手順・フローチャートなどがあり,それらを集めると
システムになりまます。

具体的に言うと,服でも靴でもテレビや通信機器でも,設計・開発のプロセス
という手順があります。
でも,それだけでは,会社の仕事としては成り立たなくて,商品企画プロセス
や,企画するための市場調査プロセスがあったり,物を作る材料を買う,購買
プロセスや,生産プロセス,販売プロセスなんていうものあるかも知れません。
サービス業などは,接客が命ですから,教育プロセスがメインかも知れません。
これらがお互いに連携して「システム」として機能している訳です。


すなわち,システムになっていないということは,業務で必要な要素が抜けて
いたり,要素間の必要な関連などが切れていたりするということです。

フローでも,一見,業務をきれいにまとめられているように見えるのですが,
実際やっていることと違ったり,フロー通りに現実は出来ていないなど,要素
を洗い出し,つなげてみると,以外に出来ていない部分が見えてきたりします。


なにげなく使っている外来語。「システム」って?
という疑問に対して,多少疑問解消のお役に立ったでしょうか?


余談ですが・・・。

10社あれば,10社それぞれの要素がありますので,十人十色のシステムが
ある,というお話を少しします。

同業他社で,同規模の優良企業をベンチマークし,自社に展開しても,どうも
うまくいかないのは,表面的には同じに見えた「システム」が,要素分解する
と,実は違うことが多いんです。

自分の会社の「システム」を構成する要素が違う事例は,例えば「人」です。

 「人」という構成要素の,士気の差,スキルの差,コミュニケーションの差
 が,同じプロセスフローチャートを持つ2つの企業の結果の明暗を分けてい
 ます。スキルの差を埋めるために,A社には不要な手順書が,B社には必要
 だったりします。

 これは,活動という要素を,より細かく文書という形で持たないとシステム
 が維持できないということです。
 これは,文書化でなくても,教育を増やす,人を入れ替える,IT化・自動化
 するなどもひとつの方法です。


あなたの会社の「システム」は飾りになっていませんか?


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■与太郎さんのおすすめ書籍
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●「生き方」人間として一番大切なこと


人というキーワードで最近読んだ書籍を紹介しますね。
稲盛 和夫さんがお書きになった「生き方」というなんとも凄いタイトルの本を
読みました。

稲盛 和夫さんと言えば,京セラとKDDIの創業者として有名です。

「生き方」稲盛 和夫

http://book.future-maps.com/


「第1章 思いを実現させる」,「第2章 原理原則から考える」あたりは,稲盛
さんが就職して一所懸命に仕事に打ち込み,会社を立ち上げた時の様子が書か
れていて,成功者が何を考え,どう人生の目標を置くかが中心でした。
ふふん,なるほど・・・。

ところが,ところが!!

第3章以降,様子が変わってきました。

経営がどうこうとか,会社がどうこうということを超越した世界に突入して
きて,人間とは何か?生きると言う意味は何かを問う,完全なる哲学書になっ
ていました。

読みながら,仏の教えのようだと思い,本の内容に惹き込まれていきました。
(ちょっと,中村天風を思い出しました。)

タイトルも,
 第3章 心を磨き,高める
 第4章 利他の心で生きる
 第5章 宇宙の流れと調和する

というように,完全に哲学書のタイトルになっています。

びっくりしたのが,人生哲学を極めると,人として生まれたことに意味がある
のはもちろんのこと,道端にある石もそこに存在する意味があるというのです。
自分もなんとなく,人並みに生きてきましたが,私であることに意味があるの
か!と,改めて,自分は何者なのか,何をするために生まれてきたのか?考え
てしまいました。


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■八っつあん熊さんにも分かる 基本のき 〜ISOのお噺(はなし)〜
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*-----* 登場人物 *-----*

  八:八っつあん。八公とも呼ばれている。
    本名は八五郎。職業は大工(無職の時もある)
    喧嘩っ早いが義理人情には厚い江戸っ子の典型。
    結構そそっかしい。

  熊:熊さん。熊公とも呼ばれている。
    本名は熊五郎。職業は八っつあんと同じ大工。
    義理人情には厚い江戸っ子の典型。
    八っつあんに比べると体がデカイ。

  隠:ご隠居さん。
    なぜか横丁に住んでいる。若い時は働き者だったらしい。
    博識者でなんでも知っていることになっている。
    知らないことは知ったかぶってメンツを保っている。

*-----*------*-----*-----*

[前回までのあらすじ]

熊さんが八っつあんにISO自慢をしたことが発端で・・・。
ISOとは何かをご隠居さんに指南してもらうことになり,ISOは非政府組織で
あること,品質マネジメントシステムの種類,要求事項,パフォーマンス改善
の指針,マネジメントシステム監査のための指針について,八っつあん熊さん
の仕事(大工)を事例にご隠居さんに教わってきた。
監査のための指針も指南してもらい,だいぶ詳しくなった八っつあんと熊さん
であった。次は品質マネジメントシステムの原則を教わろうとやってきた。
原則2まで教わった二人。さてさて今回は・・・。

*-----*------*-----*-----*


●人は組織の根本的要素です「人々の参画」(原則3)


八「ご隠居さん,こんちわ〜。」

熊「ちわ〜すっ。だいぶ寒くなりましたね。」

隠「そうだな。さてと。
  今日は,原則3,人々の参画だな。いつものように,原則で言われて
  いることを,半紙に書いたから,目を通しなさい。」
 (紙に書いた原則を,八っつあん,熊さんに渡す)

  -----
  「品質マネジメントシステムの8原則」

   原則3: 人々の参画

   全ての階層の人々は組織にとって根本的要素であり,その全面的な参画
   によって,組織の便益のためにその能力を活用することが可能となる。
  -----

八「ふう〜ん。組織にとって根本的要素って,人も組織の一部なんだね。」

隠「その通りだよ。一番大事な根幹を成す要素だよ。トップマネジメントが,
  どんなにすばらしい目標を掲げても,組織の人々,すなわち,メンバーが
  参加しなければ目標達成はおぼつかないというものだな。」

熊「そのために,各階層のメンバーの参画が必要なんだね。」

八「各階層っていうからには,トップだけでなくて,中間管理層や俺達のよう
  な末端の作業者まで,皆で参加するってことだよなぁ。」

隠「そうだ。お前たちの棟梁が,こんな家を建てるぞ!と目標設定しても,
  肝心の大工のお前たちが動かなきゃなんにもならないって言うもんだよ。

  そのために,ISO9001で言っている,品質方針や組織の品質目標を作って
  目標に沿って活動するということが,ベクトルを合わせるということだ。

  ベクトルを合わせるということは,各階層のメンバーの参画がなければ,
  出来ない話だ。」

熊「そうだよね。ベクトルって力だから,一人だけじゃ,あわせるも何もない
  もんね〜。」

八「そうだよ,熊公!俺ら大工だって,一人じゃ家は建てられないし,設計士
  や,左官屋,畳屋,建具屋,まだまだあるけど,こいつらと一緒に仕事し
  ていることが,同じ目標に向かっていることなんじゃないか?」

隠「いいね〜。人々の参画を得るには,それに適した力量がいるよな。例えば
  大工ができるようになるための“いろは”みたいなものだ。
  そのために,教育・訓練の提供も視野に入れる必要があるんだ。」

熊「まあ,俺らの教育・訓練は現場で教えてもらうんですけどね。」

隠「それを,OJT(オー・ジェー・ティー;on the job training)と呼ぶんだ。
  とにかく,トップマネジメント,ミドルマネジメント,実務者など各階層
  において求められる力量は違うことは分かってもらえるかな?」

八・熊「わかりましたぁ!」

隠「組織の目標を達成するためには,参加するメンバーが,自分の持ち場で,
  求められた力量を持って,その力量を発揮してもらわないと,目標は達成
  できない訳だ。

  じゃあ,原則3のまとめをするよ。
  目的達成するためには,各階層ごとにそれぞれの役割と責任の範囲で,
  達成目標を定め実現することが必要ということだ。分かったかな。」

八「最後に,人々の参画に関係するISO9001の要求事項も教えて下さいよ。」

隠「そうだな。こんな感じかな・・・。

  【JIS Q 9001:2000より引用】

  5.1a 経営者のコミットメント・・・「組織内に周知する」

  5.3d 品質方針・・・組織全体に伝達され,理解される」

  5.4.1 品質目標・・・「組織内のそれぞれの部門及び階層で品質目標が設定
           されていることを確実にする」

  5.5.1 責任及び権限・・・「組織全体に周知されていることを確実にする」

  5.5.2c 管理責任者・・・組織全体に渡って,顧客要求事項に対する認識を
           高めることを確実にする」

  6.2.2d 力量,認識及び教育・訓練・・・組織の要員が,自らの活動の持つ
           意味と重要性を認識し」

  いいかな?」

熊「ふう〜。たくさんありますね。原則3は奥深いなぁ・・・。」

八「組織にとって根本的要素が人っていうの,なんとなく分かりました。
  これからは,棟梁にたて突いてないで,自分の目標を立ててちゃんと仕事
  しないといけないなぁ〜。」


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■編集後記
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今回の「読者の皆様 〜ちょっと素敵なお便り〜」は,CSR関係の業務従事者
からのお便りだったので,ちょっと自分のメルマガを振り返ってみました。

最近は,企業の社会的責任を問うような事件が多く発生しており,CSR推進室
を設ける企業が増えています。

ちょうど1年位前の,2003年11月07日[第004号]で,CSR(企業の社会的責任)
を取り上げた時は,隠ぺい事件が多く報道され,この頃から企業がCSRに関心
を持ち,一気に導入され始めました。

1年前は,隠ぺい事件が多かったですが,最近は,個人情報の流出などが頻発
していますね。
(−−;流出しすぎ!500円の商品券なんかで茶濁すなぁ〜。いらないよ!

私のところにも,化粧品だの子供の教育だの,家族構成や私の年齢を知ってい
ないと勧誘できない電話が良くかかってきます。

先日も,会社に,投資マンションの勧誘電話がかかってきました。

そこで,いろいろ質問しちゃいました。

 「つかぬことを伺いますが・・・,
  この電話は何に基づいてかけているのですか?」

   →「上司の指示です。」(ある意味素直・・・)

 「名簿か何かですか?」

   →「○○学会名簿です。」(ますます素直・・・)

 「どこから入手されましたか?」

   →「上司から渡されました。」(お前は新人か!?)

 「上司はどこから入手されたんですか?」

   →「それはお答えできません。」(って!そりゃそうだ!)

全部しゃべらないところが,ちゃんと?教育されているんですね。

もちろん,仕事中で忙しいから,二度と電話をかけてこないでねって電話を
切りましたけど。

今度,CSRをメインテーマにしてメルマガを書いてみようかな,結構面白いと
思うよ・・・。と,自問自答している私です。

おあとがよろしいようで。。。


デデン!


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